Khám phá các bước xây dựng hệ thống Marketing qua Email tự động và chuyên nghiệp

Email là một trong những kênh tiếp thị hiệu quả, giúp doanh nghiệp tăng khả năng tiếp cận khách hàng. Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tương tác và giữ chân khách hàng cũ, Email Marketing còn đóng vai trò như phương tiện quảng bá sản phẩm/dịch vụ cực kỳ hiệu quả. Là một doanh nghiệp hiện đại, bạn chắc chắn không thể bỏ qua kênh tiếp thị này. Hãy cùng Thiết Kế Web Số 1Group khám phá các bước xây dựng hệ thống Marketing qua Email chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu tổng quan về Email Marketing

Email Marketing là gì?

Email Marketing là phương thức tiếp thị thông qua Email (thư điện tử) nhằm truyền tải thông tin về bán hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đến người tiêu dùng tiềm năng. Khác với Spam Email – hình thức gửi Email “bất chấp” đối tượng nào, Email Marketing chỉ hướng đến một tệp khách hàng nhất định – những người có nhu cầu tiếp nhận sản phẩm/dịch vụ của thương hiệu.

Trước xu hướng phát triển của Digital Marketing, tiếp thị qua Email được các Marketers đánh giá rất cao về mặt hiệu quả. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ khách hàng và chuyển đổi. Không chỉ giúp truyền tải thông tin bán hàng, củng cố mối quan hệ với khách hàng mục tiêu, Email Marketing còn được dùng để quảng cáo, gửi tin tức và kêu gọi hành động.

So với các chiến lược tiếp thị khác, Email Marketing có tỷ lệ hoàn vốn (ROI) cao nhất hiện tại. Vì vậy, phần lớn Marketers đều bỏ rất nhiều thời gian, công sức để xây dựng hệ thống Marketing qua Email.

Email Marketing hướng đến mục tiêu gì?

Về cơ bản, Email Marketing hướng đến mục tiêu lâu dài là cải thiện hình ảnh thương hiệu, củng cố niềm tin của người tiêu dùng. Bên cạnh tiếp cận với khách hàng cũ, Email Marketing còn hỗ trợ doanh nghiệp kết nối với người dùng mới. Từ các nội dung quảng bá hình ảnh sản phẩm/dịch vụ, doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin đến khách hàng một cách cụ thể, chi tiết qua Email.

Khi xây dựng hệ thống Marketing qua Email tốt, tỷ lệ chuyển đổi tăng, thu hút thêm khách hàng tiềm năng và bán được nhiều sản phẩm hơn. Tựu trung, mục đích chính mà bất kỳ Email Marketing nào cũng hướng đến là:

  • Thu hút, phát triển mối quan hệ với người tiêu dùng mới.
  • Cải thiện, củng cố mối quan hệ giữa khách hàng hiện tại với doanh nghiệp.
  • Phát triển và nâng cao niềm tin, lòng trung thành của khách hàng với doanh nghiệp.
  • Giúp người tiêu dùng nhận diện tốt về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp mang lại.

Quy trình các bước xây dựng hệ thống Marketing qua Email chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu, định hướng của chiến lược

Để xây dựng một hệ thống Marketing qua Email thành công, bước đầu tiên bạn cần làm là xác định đúng mục tiêu, định hướng của mình. Sai lầm của các Marketers là bỏ qua bước này, khiến hệ thống Marketing bị lung lay. Mục tiêu, định hướng chính là “kim chỉ nam” tuyệt vời giúp bạn xác định phương hướng thực hiện chiến lược.

Khi thực hiện chiến lược Marketing, doanh nghiệp có thể hướng đến một (hoặc nhiều) mục tiêu dưới đây:

  • Giới thiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ mới.
  • Cải thiện và thúc đẩy doanh thu bán hàng.
  • Tăng mức độ nhận diện thương hiệu.
  • Khảo sát, thu thập đánh giá từ khách hàng.
  • Tri ân khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới.

Xác định đúng mục tiêu, bạn sẽ triển khai nội dung Email chuẩn xác hơn. Trên thực tế, bạn không thể gửi Email với quá nhiều nội dung đến khách hàng. Điều này khiến khách hàng cảm thấy rối và khó tiếp nhận. Thay vào đó, bạn nên xác định mục tiêu của từng thông điệp để xây dựng bản thảo hợp lý hơn.

Tùy vào từng mục tiêu, định hướng, bạn có thể chọn hình thức tiếp thị qua Email khác nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp mới dễ dàng hơn trong việc tập trung nguồn lực để Email chính xác đến nhóm khách hàng tiềm năng của mình.

Bước 2: Phân khúc, xây dựng khách hàng mục tiêu

Thông tin bạn cung cấp có thể hấp dẫn độc giả này nhưng lại tẻ nhạt với độc giả khác. Vì vậy, bước tiếp theo bạn cần làm là phân khúc và xây dựng nhóm khách hàng mục tiêu. Hiểu đơn giản, bạn sẽ phân chia các đối tượng khách hàng theo nhiều nhóm khác nhau dựa trên sở thích hoặc hành vi mua sắm.

Đối với từng nhóm khách hàng, bạn cần phải xây dựng nội dung và trình bày Email khác nhau. Việc phân khúc khách hàng tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề, lĩnh vực bạn đang hoạt động. Thực hiện tốt bước 2 giúp bạn dễ dàng hơn trong việc truyền tải Email và khiến độc giả dễ tiếp nhận hơn.

Bước 3: Triển khai nội dung Email gửi đến khách hàng

Xây dựng nội dung là một trong các bước xây dựng hệ thống Marketing qua Email quan trọng nhất. Sau khi phân khúc và xác định đúng đối tượng mục tiêu, bạn cần triển khai nội dung cho phù hợp. Những Email có nội dung thu hút, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn 90% so với các Email đại trà, thiếu chỉn chu.

Để cải thiện hiệu quả cho nội dung Email, bạn có thể áp dụng một số giải pháp sau:

  • Phân chia danh sách Email dựa trên nhân khẩu học, ngành nghề, thói quen mua sắm. Việc này giúp bạn dễ dàng điều chỉnh nội dung cho từng đối tượng cụ thể.
  • Sử dụng các Email tự động để tiếp cận khách hàng theo đúng thông điệp.
  • Cá nhân hóa Email bằng cách thêm tên người nhận vào dòng tiêu đề hoặc trong lời chào.

Bước 4: Cụ thể hóa chiến dịch Marketing qua Email

Sau khi xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng và nội dung Email hoàn chỉnh, bước tiếp theo bạn cần làm là cụ thể hóa chiến dịch Email Marketing của mình. Để tạo ra một hệ thống Marketing qua Email đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần:

  • Nhận định rõ mục đích gửi Email:
  • Tăng nhận thức của khách hàng đối với thương hiệu.
  • Thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi và mua sản phẩm/dịch vụ.
  • Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới.
  • Chia sẻ nội dung, thông điệp truyền tải.
  • Lựa chọn người gửi phù hợp. Tốt nhất, bạn nên chọn những nhân vật có tầm ảnh hưởng và đồng bộ các yếu tố này trong một Email mà mình gửi đi, như:
    • Giám đốc điều hành của doanh nghiệp.
    • Trưởng bộ phận Marketing.
    • Trưởng nhóm dự án.
  • Tiếp cận bằng một chủ đề chính, thiết lập chế độ xem trước để thúc đẩy khả năng mở Email của người nhận.
  • Thiết kế Email trông chuyên nghiệp, đúng hình thức, có sự kết hợp giữa nội dung và hình ảnh để tăng độ sinh động.

Bên cạnh đó, khi xây dựng nội dung Email, bạn nên lưu ý đến một số vấn đề sau:

  • Không sử dụng hình ảnh có dung lượng hoặc kích thước quá lớn. Tiêu chuẩn cho một Email Marketing là 60 text/40 ảnh.
  • Đảm bảo nội dung truyền tải rõ ràng, dễ hiểu có CTA (Call to Action) rõ ràng, cụ thể.
  • Kiểm tra nội dung được gửi đến khách hàng phải hiển thị đầy đủ trên các thiết bị khác nhau (Laptop, máy tính bàn, điện thoại).
  • Kiểm tra bằng cách gửi Email vào hòm thư của mình trước khi gửi cho khách hàng.

Bước 5: Thiết kế và làm mới Email cá nhân

Để thu hút người nhận, bạn nên chú trọng hình thức và phong cách thiết kế của Email. Một “chiếc” Email chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tính thẩm mỹ, bố cục rõ ràng, trực quan.

Dù vậy, bạn không nên thiết kế Email quá phức tạp. Việc này không chỉ gây tốn thời gian mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả truyền đạt thông tin, khiến khách hàng cảm thấy rối và khó chịu.

Bạn có thể đơn giản hóa Email của mình bằng cách sử dụng văn bản nhiều hơn hình ảnh. Tốt nhất, văn bản nên chiếm 80% nội dung, 20% còn lại là hình ảnh và các thông tin bổ sung khác. Ngoài ra, sử dụng link để chèn ảnh cũng là cách hay khiến Email của bạn trông sinh động hơn.

Bước 6: Chạy thử Email

Trong bước tiếp theo, bạn cần chạy thử nghiệm Email của mình để xem xét và điều chỉnh dòng chủ đề, nội dung, hình thức và các thiết kế hoạt động tốt nhất. Quy trình chạy thử Email có thể thực hiện từ phân khúc khách hàng này sang phân khúc khách hàng khác.

Tại một thời điểm, bạn chỉ nên kiểm tra từng yếu tố cụ thể để xem xét chính xác nhất. Ngoài ra, bạn có thể tạo nhiều phiên bản khác nhau của bản tin và gửi chúng đến các nhóm mẫu trong danh sách liên hệ. Bạn chỉ nên chạy thử Email đến một lượng nhỏ khách hàng và chờ phản hồi từ họ. Thông qua đó, bạn có thể đúc kết những kinh nghiệm từ các phản hồi chân thực ấy.

Bước 7: Theo dõi hiệu suất của chiến lược Email Marketing

Một bước quan trọng bạn không thể bỏ qua là theo dõi hiệu suất của toàn bộ chiến dịch. Để nắm rõ hiệu suất chiến lược Email Marketing của mình, bạn cần thực hiện:

  • Thống kê lại các yếu tố trên Email, bao gồm: tỷ lệ click chuột, tỷ lệ mở, spam, chặn, không đăng ký, trả lại,… Sau đó, bạn tiến hành so sánh và ghi lại kết quả của chiến dịch so với mục tiêu ban đầu.
  • So sánh hiệu suất của các chiến dịch khác nhau để đánh giá mức độ thành công của từng chiến dịch.
  • Kiểm tra từng yếu tố khác nhau trong các chiến dịch của bạn như vị trí của CTA, văn bản, hình ảnh, đường link,…
  • Theo dõi kết quả và tiếp tục cải thiện số liệu của bạn.

Bước 8: Sàng lọc danh sách Database

Việc cuối cùng bạn cần làm là xem xét và sàng lọc lại danh sách Database của mình. Bước này giúp bạn loại bỏ các dữ liệu không tiềm năng, tiết kiệm thời gian và đo lường nguồn kinh phí cho các chiến dịch sau. Không những thế, bạn đừng quên làm mới danh sách Database của mình bằng 3 cách sau:

  • Loại những khách hàng hủy đăng ký và spam Email ra khỏi danh sách sau mỗi chiến dịch.
  • Nên gửi Email kích hoạt lại sau mỗi 2 – 3 tháng.
  • Loại những khách hàng không hoạt động từ 3 – 6 tháng.

Trên đây là các bước xây dựng hệ thống Marketing qua Email chuyên nghiệp và hiệu quả. Từ những thông tin bài viết, Thiết Kế Web Số 1Group hy vọng bạn sẽ gặt hái được nhiều thành công qua chiến lược Email Marketing của mình. Đừng quên theo dõi chúng tôi để không bỏ lỡ những bài viết hay thú vị về các phương thức Marketing khác nhé!

Những câu hỏi thường gặp

Thu thập và xây dựng Database bằng cách nào?

Để thu thập và xây dựng Database hiệu quả, bạn có thể:

  • Kêu gọi khách hàng đăng ký thông tin để nhận tài liệu, nội dung hấp dẫn miễn phí.
  • Thu thập Email khách hàng thông qua minigame, hoạt động đổi quà, nhận voucher khuyến mại,…
  • Đặt nút CTA trong các bài đăng trên mạng xã hội, bài quảng cáo, bài post,…

Ai nên áp dụng chiến lược Email Marketing?

Trên thực tế, Email Marketing phù hợp với mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Nếu có nhu cầu tiếp thị, quảng cáo, bán hàng, chăm sóc khách hàng,…, bạn nên áp dụng chiến lược Email Marketing.

Có công cụ hỗ trợ gửi Email không?

Tất nhiên là có! Một số công cụ hỗ trợ gửi Email cho người dùng phổ biến như:

  • Mailchimp.
  • UltraMailer.
  • GetResponse.
  • SendinBlue.
  • Atomic Mail Sender.

Email Marketing mang đến lợi ích gì?

Email Marketing không đòi hỏi doanh nghiệp tốn quá nhiều chi phí như các chiến lược tiếp thị khác. Không chỉ tiết kiệm chi phí quảng cáo, Email Marketing còn giúp thu hút khách hàng mới, tăng tỷ lệ khách hàng cũ trở lại.