Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file PDF với các phần mềm hỗ trợ

Chữ ký số là một phương pháp quan trọng để xác thực tính toàn vẹn và nguồn gốc của các tài liệu điện tử. Làm thế nào để đưa chữ ký số vào file PDF? Trong bài viết dưới đây, Thiết Kế Web Số 1Group sẽ hướng dẫn bạn cách ký chữ ký số trên file PDF chi tiết A-Z.

Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ

Trước khi ký chữ ký số trên file PDF, bạn cần:

  • Cài đặt và kích hoạt USB Token
  • Sử dụng một số phần mềm cho phép thao tác với PDF như: Acrobat Reader, Foxit Reader, Adobe Reader,…Bạn nên tải phiên bản mới nhất để đảm bảo hiệu quả 100%.

Cách ký chữ ký số trên file PDF

Hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF bằng Acrobat Reader

Bước 1: Mở phần mềm Acrobat Reader lên và nhấn File -> Open. Sau đó, bạn chọn file PDF cần ký và nhấn Open để tải lên.

Bước 2: Để hiển thị nội dung văn bản cần ký, bạn vào Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.

Tiếp theo, nhấn vào mục Digitally Sign ở phần Certificates, sau đó nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký trong file PDF của bạn.

Bạn cần lưu ý chữ ký sẽ được lưu trữ trong vùng đã lựa chọn. Do đó, bạn phải thực hiện chọn kích thước hợp lý để hiển thị chữ số đẹp và cân đối nhất.

Nhấn Continue để tiếp tục.

Bước 3: Ở bước này, màn hình hiển thị thông tin chữ ký số của bạn. Bạn hãy nhấn nút Sign để thực hiện ký.

Bạn có thể nhập ý kiến, phê duyệt, lý do ký,…

Sau đó, chọn Save để lưu file vào máy tính.

Bước 4: Nhập mã PIN của USB token để xác nhận thực hiện ký chữ ký số thành công trên file PDF. Sau đó, nhấn OK để hoàn tất.

Ký chữ ký số trên file PDF bằng Foxit Reader

Bước 1: Mở phần mềm Foxit Reader rồi vào File -> chọn Open. Sau đó, bạn lựa chọn file cần ký và nhấn Open để mở.

Bước 2: Để ký chữ ký số trên file PDF, bạn chọn Protect trên thanh công cụ -> chọn Sign & certify -> Place Signature.

Bạn kéo chuột khoanh vùng phần cần ký số để vẽ ô chữ ký.

Bước 3: Sau khi vẽ xong ô chữ ký sẽ xuất hiện một cửa sổ mới, bạn hãy chọn đúng tên công ty rồi nhấn Sign.

Sau đó, bạn chọn vị trí lưu file rồi nhấn chọn Save để lưu lại file ký số.

Bước 4: Nhập mã pin rồi chọn Đăng nhập để hoàn tất quá trình ký chữ ký số vào file PDF.

Ký chữ ký số trên file PDF bằng Adobe Reader

Bước 1: Mở phần mềm rồi nhấn Open -> My computer. Sau đó, bạn lựa chọn file cần ký và nhấn Open để mở.

Bước 2: Bạn nhấn vào Fill & Sign trên thanh công cụ -> chọn Place Signature

Một cửa sổ mới xuất hiện, bạn chọn Draw New Signature. Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển sang hình dấu cộng để bạn khoanh vùng chữ ký.

Bạn chỉ cần giữ chuột trái và kéo để tiến hành khoanh vùng.

Sau khi ký xong, bạn hãy chọn vị trí muốn lưu file rồi nhấn Save để lưu lại file ký số.

Bước 4: Nhập mã pin rồi nhấn Đăng nhập là hoàn tất quá trình ký chữ ký số trên file PDF.

Những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho bạn các bước cụ thể trong quy trình ký chữ ký số trên file PDF. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn bạn sử dụng công nghệ này một cách hiệu quả trong công việc. Nếu còn thắc mắc nào khác liên quan đến quy trình này, bạn có thể liên hệ Thiết Kế Web Số 1Group để được hỗ trợ sớm nhất.

Những câu hỏi thường gặp

USB token là gì?

USB token hay còn được gọi là USB key hoặc USB security token, là một thiết bị lưu trữ dữ liệu kết hợp với tính năng bảo mật. Thiết bị này có dạng như một chiếc USB nhỏ gọn, nhưng được thiết kế để lưu trữ và bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Thiết bị này thường được sử dụng trong các lĩnh vực như xác thực người dùng, truy cập vào hệ thống, ký và xác minh chữ ký số, bảo vệ thông tin cá nhân và quản lý quyền truy cập.

Có thể xóa hoặc chỉnh sửa chữ ký số sau khi đã áp dụng lên file PDF?

Sau khi áp dụng chữ ký số lên file PDF, bạn không nên xóa hoặc chỉnh sửa chữ ký số đó. Việc xóa hoặc chỉnh sửa chữ ký số sẽ làm mất tính toàn vẹn của tài liệu và ảnh hưởng đến độ tin cậy trong quy trình xác thực.

Nếu có phát hiện lỗi hoặc cần chỉnh sửa tài liệu sau khi đã áp dụng chữ ký số, bạn hãy tạo một bản sao mới của tài liệu gốc và áp dụng lại quy trình ký chữ ký số từ đầu trên bản sao đó. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của chữ ký số được duy trì mà không bị ảnh hưởng bởi việc chỉnh sửa.

Còn phần mềm nào khác để ký chữ ký số trong file PDF hay không?

Ngoài 3 cái tên kể trên, bạn có thể sử dụng một số phần mềm phổ biến khác để ký chữ ký số trong file PDF như: Foxit PhantomPDF, PDFelement, Nitro Pro, Smallpdf,…

Có thể sử dụng chữ ký số trên file PDF trên các thiết bị di động không?

Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Adobe Acrobat Reader, Foxit MobilePDF, PDF Expert, hoặc SignNow để thực hiện quy trình ký chữ ký số trên file PDF trên thiết bị di động của bạn.

Các ứng dụng này cho phép bạn tạo chữ ký số, xem cũng như xác minh chữ ký số trên file PDF và thậm là gửi và nhận tài liệu ký kết qua email hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây.