Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện COD từ A-Z

Mặc dù các đơn vị vận chuyển như Giao hàng nhanh, Viettel Post lần lượt xuất hiện, nhưng bưu điện (VNPost) vẫn là một hãng chuyển phát được tin dùng nhất Việt Nam ở thời điểm hiện tại. Đặc biệt đối với những tổ chức/cá nhân đang kinh doanh và áp dụng hình thức giao hàng toàn quốc. Trong bài viết này, Thiết Kế Web Số 1Group sẽ hướng dẫn bạn cách gửi hàng qua bưu điện COD từ A-Z.

Tìm hiểu về dịch vụ vận chuyển hàng qua bưu điện

Vận chuyển hàng bưu điện là gì?

Vận chuyển hàng bưu điện (hay còn gọi VNPost hoặc VietNam Post) là một đơn vị vận chuyển có tuổi đời lớn nhất tại Việt Nam. Ra đời vào năm 2007, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ngày càng cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của mình trong lĩnh vực bưu chính.

Hiện nay, VNPost đang là đơn vị vận chuyển có hệ thống chi nhánh đông đảo nhất ở Việt Nam với khoảng 13.000 điểm giao dịch trải đều khắp các địa phương trên cả nước. Cùng với đó là đội ngũ nhân sự đông đảo luôn sẵn sàng phục vụ nhu cầu vận chuyển của khách hàng.

Gửi hàng qua bưu điện COD là gì?

Ship COD là một dịch vụ gửi hàng/ giao hàng thu tiền hộ qua bưu điện, nghĩa là nhận hàng trước rồi trả tiền sau. Với dịch vụ này, người nhận sẽ có quyền xem trước hàng.

Trong trường hợp sản phẩm đúng với đơn đặt hàng, người mua sẽ thanh toán phí ship cho người giao hàng và người bán sẽ đến bưu điện để nhận phí ship COD bưu điện.

Còn với trường hợp sản phẩm không giống lúc đặt và người mua muốn đổi trả lại hàng, toàn bộ phí ship COD sẽ do người bán thanh toán.

Các hình thức gửi hàng qua bưu điện phổ biến

Bưu phẩm đảm bảo

Hình thức này thường được sử dụng khi gửi các công văn, giấy tờ quan trọng. Mã bưu phẩm luôn bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM123456VN).

Chuyển phát nhanh EMS

Thường được sử dụng khi gửi các sản phẩm hàng hóa cần được vận chuyển trong thời gian sớm nhất. Mã bưu phẩm của hình thức chuyển phát nhanh luôn bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM123456VN).

Bưu kiện

Áp dụng khi gửi các loại hàng hóa thông thường. Hình thức này có phí vận chuyển rẻ hơn chuyển phát nhanh nhưng thời gian giao hàng cũng sẽ lâu hơn. Mã bưu phẩm của bưu kiện luôn bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM123456VN).

Khi hiểu được các hình thức mà bưu điện cung cấp, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn cho mình một phương thức phù hợp với tình trạng hàng hóa và mong muốn của khách hàng cũng như bản thân bạn.

Bưu điện tính phí gửi hàng như thế nào?

Phí gửi hàng qua bưu điện sẽ không có một mức giá nhất định mà hoàn toàn phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển, khối lượng và kích thước hàng hóa. Để biết được đơn hàng cần vận chuyển qua bưu điện tốn bao nhiêu tiền, bạn truy cập vào đường dẫn: http://www.vnpost.vn/vi-vn/tra-cuu-gia-cuoc

Tuy nhiên, phí gửi hàng mà bạn tìm được trên trang web cũng chỉ mang tính tương đối vì chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và phụ phí. Để biết chính xác, bạn nên đến các bưu cục gần nhất để tham khảo.

Các loại phí ship COD bưu điện sẽ bao gồm:

  • Cước dịch vụ gửi hàng mà bạn lựa chọn (EMS, bưu phẩm,..)
  • Phí thu hộ
  • Phí chuyển tiền
  • Phí chuyển hoàn (khi người nhận trả hàng)
  • Phí hàng cồng kềnh (nếu có) và một số phí dịch vụ khác

Cách gửi hàng qua bưu điện COD chi tiết và đơn giản nhất

Bước 1: Xác nhận lại thông tin của người nhận

Thông tin của người nhận càng cụ thể thì hàng hóa sẽ càng nhanh chóng đến tay người nhận. Nếu địa chỉ của người nhận ở những con đường lớn trong trung tâm thành phố sẽ dễ tìm hơn so với những ai ở những vùng sâu vùng xa. Chính vì thế, đối với một đơn hàng gửi đi các tỉnh, bạn luôn phải hỏi những thông tin sau đây:

  • Tên người cụ thể của người nhận hàng vì không phải lúc nào người đặt hàng và người nhận hàng cũng là một.
  • Số điện thoại của người đặt hàng và cả người nhận hàng trong trường hợp người đặt và người nhận khác nhau
  • Địa chỉ chi tiết của người nhận hàng (số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh).

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói

Mỗi loại hàng hóa sẽ có cách đóng gói và chi phí ship cod khác nhau. Cụ thể:

  • Đối với các món hàng dễ vỡ (thủy tinh, gốm, sứ…): Phải đóng gói cực kỳ cẩn thận. Bạn nên sử dụng các vật liệu mềm (xốp, giấy bọt khí, bìa carton…) bọc kín quanh món đồ để tránh bị vỡ nếu gặp va đập mạnh trong lúc vận chuyển. Đồng thời ghi ngoài món đồ dòng chữ “Hàng dễ vỡ xin nhẹ tay!”.
  • Đối với một số loại bình, chai lọ có chứa chất lỏng: Phải Bịt kín miệng chai bằng băng dính/ màng bọc thực phẩm để tránh chất lỏng chảy ra ngoài. Nên để hàng hóa vào giữa thùng sau đó sử dụng mút, miếng bọt khí hoặc xốp đặt xung quanh để giữ cho các chai/ lọ không bị va đập vào nhau.
  • Đối với các loại văn kiện, giấy tờ quan trọng (hợp đồng, hóa đơn,…): Cần được niêm phong bằng dấu đỏ có chữ ký để bảo mật.
  • Đối với các loại hàng có thể cuộn tròn (tranh, bản đồ, bản vẽ…): Chỉ cần cuộn lại thật gọn và cho vào ống bằng bìa làm bằng carton cứng, dán băng dính kín hai đầu để tránh bị rách trong quá trình vận chuyển.
  • Đối với các món hàng điện tử (laptop, máy tính, điện thoại,…): Cần sử dụng loại giấy gói Bubble hoặc miếng bọt biển làm từ PU/PE để gói quanh món đồ. Sau đó dùng băng dính/ xốp để bọc chặt các góc và cuối cùng là sử dụng thùng carton để đóng gói lại.

Một số lưu ý khác khi đóng gói hàng hóa:

  • Không nên dùng các loại dây thừng, dây vải… để buộc bưu phẩm/ bưu kiện
  • Nên sử dụng băng keo dán ngoài kiện hàng
  • Nên dán thêm một tờ giấy bên ngoài bưu kiện ghi đầy đủ thông tin liên hệ của người gửi/ người nhận
  • Tránh sử dụng giấy/ vải để gói hàng hóa

Bước 3: Tìm bưu cục gần cửa hàng của bạn nhất để gửi hàng

Để tiết kiệm thời gian, trước khi đi gửi hàng qua bưu điện cho khách, bạn nên tra cứu bưu cục gần cửa hàng hoặc nơi ở của mình nhất để gửi. Cách tìm kiếm địa chỉ bưu điện rất đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào đường dẫn sau: http://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem

Kế tiếp, bạn hãy nhập thông tin về tỉnh/thành phố, quận/huyện nơi bạn đang kinh doanh, sau chọn loại dịch vụ mà bạn muốn là dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hay bưu phẩm đảm bảo…Lúc này, danh sách các bưu cục ở khu vực bạn lựa chọn sẽ hiện ra.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Khi đến bưu điện, bưu kiện của các bạn sẽ được nhân viên kiểm tra, sau đó báo mức phí bạn cần phải thanh toán cho từng loại hàng hóa. Sau khi đã kiểm tra hoàn tất, hàng hóa của bạn sẽ nhận phiếu thông tin từ nhân viên.

Công việc của bạn lúc này là điền đầy đủ thông gồm: người gửi, người nhận, địa chỉ, số điện thoại người nhận,…Phiếu thông tin này sẽ có một bản sao dành cho khách hàng để đối chiếu khi cần thiết.

Bước tiếp theo, bạn sẽ thanh toán cước phí dịch vụ cho bưu điện, bạn cần giữ phiếu vận chuyển để sau này nhận thanh toán tiền COD hoặc sử dụng khi cần thiết.

Cuối cùng, các nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra lại thông tin thêm một lần nữa. Bên cạnh đó cũng sẽ xác nhận hình thức gửi hàng hóa của bạn tại bưu điện. Nếu các thông tin chính xác, bạn đã hoàn tất thủ tục gửi hàng.

Khi kinh doanh online ngày càng phát triển, việc vận chuyển hàng hóa là một nghiệp vụ cực kỳ quan trọng và không thể thiếu đối bất kỳ đơn vị kinh doanh nào. Bài viết trên đã hướng dẫn cho bạn cách để gửi hàng qua bưu điện COD. Hy vọng VNPost sẽ là một lựa chọn phù hợp dành cho bạn nhé!

FAQ về gửi hàng qua bưu điện

Thời gian làm việc của bưu điện như thế nào?

  • Buổi sáng từ 7h30 – 12h
  • Buổi chiều từ 13h – 19h
  • Làm việc từ thứ 2 – hết sáng thứ 7

Ngoài ra, bạn cần lưu ý ở những địa điểm sau:

Lịch làm việc tại Bưu điện Hà Nội:

  • Thứ 2 – thứ 7: Từ 7h30 đến 19h
  • Chủ nhật và các ngày lễ Tết: Từ 8h đến 18h

Lịch làm việc tại Bưu điện T.P Hồ Chí Minh:

Thời gian: Từ 7h – 19h

Cần bao lâu để khách hàng có thể nhận được hàng từ bưu điện?

Đối với gói dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời gian giao hàng tối đa là 48h (tức là 2 ngày). Thông thường, thời gian gửi hàng là 6h – 12h nếu hàng được gửi cùng tỉnh/thành phố và 12h – 18h đối với các đơn vận chuyển đi tỉnh.

Đối với gói dịch vụ chuyển phát thường: Thời gian giao hàng tối đa là 7 ngày kể khi vận chuyển từ các tử phía Bắc vào Nam. Nhưng thời gian để nhận hàng mất bao lâu còn phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển.

Làm sao để nhận tiền ship COD bưu điện?

Để nhận tiền ship COD, bạn cần mang theo chứng minh thư và hóa đơn gửi hàng đến bưu điện, nhân viên sẽ kiểm tra và đối chiếu dữ liệu. Nếu thông tin chính xác, bạn sẽ ký tên và nhận tiền. Có hai hình thức nhận tiền ship COD gồm:

Nhận tiền mặt trực tiếp: bạn có thể đến trực tiếp bưu điện để xác nhận giấy tờ và nhận tiền trực tiếp từ khi đơn hàng đã chuyển thành công

Thanh toán qua chuyển khoản: Bưu điện sẽ thanh toán số tiền ship COD của bạn vào tài khoản trong khoảng thời gian cố định ngay sau khi đơn hàng đã được xác nhận là giao thành công.

Gửi hàng bưu điện bị mất hàng thì phải làm sao?

Trong trường hợp hàng của bạn bị mất khi vận chuyển, bạn hãy liên hệ với bưu điện để xử lý và xem xét chính sách bồi thường. Đồng thời, bạn cần liên hệ cho khách hàng để xin lỗi về vấn đề gửi hàng bưu điện bị mất và xin phép gửi lại hàng cho khách nếu họ đồng ý.