Cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word đơn giản, dễ thực hiện

Trong quá trình in ấn tài liệu, đánh số trang đóng vai trò rất quan trọng. Không chỉ giúp việc tìm kiếm, theo dõi thông tin nhanh và thuận tiện hơn, đánh số trang còn giúp tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Vậy cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word đơn giản được thực hiện như thế nào? Có dễ không? Cùng Thiết Kế Web Số 1Group tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây bạn nhé!

Word là gì?

Word là một phần mềm xử lý văn bản do công ty Microsoft phát triển và phân phối. Được biết đến như một trong những phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới, hiện tại, Word được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như giáo dục, kinh doanh, tài chính và quản lý văn phòng.

Với phần mềm này, người dùng có thể tạo ra các loại tài liệu văn bản chuyên nghiệp, bao gồm: thư, báo cáo, đơn đặt hàng, hợp đồng, bài luận,… Word cũng cung cấp nhiều tính năng tiện ích khác như tạo bảng biểu, định dạng văn bản, chèn hình ảnh và các đối tượng đa phương tiện khác, hỗ trợ kiểm tra chính tả và ngữ pháp.

Word được tích hợp sẵn trong bộ Microsoft Office, một bộ công cụ phần mềm bao gồm các ứng dụng khác như Excel, PowerPoint và Outlook. Người dùng có thể mua các phiên bản của Word hoặc Microsoft Office trên nhiều nền tảng khác nhau như Windows, Mac hoặc những thiết bị di động.

Vì sao nên đánh số trang trong Word?

Việc đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word là một kỹ năng rất hữu ích khi làm việc với tài liệu văn bản. Dưới đây là một số lý do vì sao bạn nên đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word:

  • Dễ quản lý tài liệu: Khi đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word bạn có thể dễ dàng quản lý tài liệu của mình, nhất là những tài liệu có nhiều trang. Việc này giúp bạn dễ tìm kiếm và phân loại các trang.
  • Thể hiện chuyên nghiệp: Khi bạn đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word, tài liệu của bạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn. Điều này cho thấy rằng bạn đã đầu tư thời gian và công sức để làm tài liệu của mình trông chuyên nghiệp, dễ đọc hơn.
  • Tạo nên sự tiện lợi: Khi đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word, người đọc có thể dễ dàng truy cập trực tiếp đến những trang cần thiết của tài liệu. Đây là cách giúp người đọc tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm đọc.
  • Thể hiện kiến thức về Word: Việc đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word cũng cho thấy bạn có kiến thức về phần mềm và biết cách sử dụng các tính năng của Word. Đây sẽ trở thành một điểm cộng trong việc tìm kiếm việc làm hoặc thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn.

Cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word đơn giản, dễ thực hiện

Đánh số trang theo tùy chọn

Bạn cần truy cập vào tab “Insert” trên thanh công cụ nếu muốn đánh số trang trong Word. Tiếp theo, bạn click vào mục “Page Number” của mục “Header & Footer”. Lúc này, màn hình sẽ hiển thị một Menu với nhiều tùy chọn đánh dấu trang khác nhau.

Menu này bao gồm:

  • Top of Page -> Đánh số trang ở vị trí trên cùng.
  • Bottom of Page -> Đánh số trang ở vị trí dưới cùng.
  • Page Margin -> Đánh số trang ở vị trí sát lề.
  • Current Position -> Đánh số trang ở vị trí xuất hiện con trỏ chuột.

Đối với mỗi tuỳ chọn, bạn có thể lựa chọn từng kiểu đánh số khác nhau trong khu vực, như bên trái, giữa hoặc bên phải. Tuỳ vào mục đích đánh số trang, bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp. Sau khi chọn mục phù hợp, Word sẽ giúp bạn đánh số trang cho toàn bộ tài liệu.

Các bước đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word

Trong nhiều trường hợp, bạn không thể đánh số trang theo cách trên vì, chẳng hạn như là trang bìa (thường không đánh số trang). Thế nên, đối với những trường hợp này, bạn cần thực hiện theo các bước dưới đây, cụ thể như sau:

  • Bước 1: Đưa con trỏ chuột văn bản tại vị trí trang bạn muốn đánh số.
  • Tại thanh công cụ, bạn tiếp tục click vào tab “Layout” -> Chọn mục “Breaks”. Lúc này, menu sẽ đổ xuống -> Chọn mục “Next Page”. Hệ thống sẽ chia tài liệu của bạn thành 2 phần khác nhau, bao gồm:
    • Phần 1: Từ đầu cho đến trước trang để trỏ chuột.
    • Phần 2: Từ trang có trỏ chuột kéo dài đến cuối văn bản.
  • Bước 3: Bạn tiếp tục trở lại tab “Insert” -> Chọn mục “Page numbers” -> Click vào “Format page numbers”.
  • Bước 4: Hộp thoại “Page Number Format” xuất hiện -> Chọn kiểu đánh số trang trong mục “Number format”. Tại mục “Start at” -> Chọn “1” hoặc bất kỳ giá trị nào bạn muốn đối với trang bắt đầu -> Click “OK” để xác nhận.
  • Bước 5: Ở tab “Insert” -> Chọn mục “Page Number” trong phần “Head & Footer” -> Chọn kiểu đánh dấu trang bạn muốn.
  • Bước 6: Lúc này, bạn đã đánh số trang Word cho cả 2 phần của văn bản. Tại thanh công cụ, mục “Link to Previous” đã được in đậm biểu thị rằng 2 phần của văn bản còn đang được liên kết. Bạn chỉ cần click vào mục “Link to Previous” để loại bỏ sự liên kết này.
  • Bước 7: Tiếp theo, bạn cần xóa bỏ phần đánh số tại phần đầu văn bản hoặc chỉnh sửa lại theo ý của mình. Khi đã hoàn thành, bạn chỉ cần click vào mục “Close Header and Footer” trên thanh công cụ.

Các bước đánh số trang theo chẵn lẻ

  • Bước 1: Nếu muốn đánh số trang Word theo chẵn lẻ, ví dụ như đánh số bên trái cho trang lẻ, bên phải cho trang chẵn, bạn chỉ cần click vào mục “Different Odd & Even Pages”.
  • Bước 2: Tiếp theo, bạn cần thêm ký tự hoặc định dạng văn bản theo ý muốn tại bất kỳ 1 trang chẵn và lẻ nào. Hệ thống Word sẽ tự động điều chỉnh các trang còn lại sao cho phù hợp.

Các bước xác định vị trí cần đánh số

Để xác định vị trí cần đánh số, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào vị trí trang Word mình muốn.

Chia văn bản tại nơi muốn đánh số trang

Tại tab “Layout” -> Chọn mục “Breaks” -> Tiếp tục click vào “Next Page” để chia tài liệu thành 2 phần khác nhau.

Chọn kiểu đánh số trang ở thư mục

Truy cập vào “Insert” -> Chọn mục “Page Numbers” -> Tiếp tục click vào “Format page numbers”. Lúc này, bạn chỉ cần chọn kiểu đánh số trang trong mục “Number format”. Tại phần “Start at”, bạn có thể chọn giá trị mình muốn đối với trang bắt đầu và click vào “OK”.

Chọn kiểu đánh số trang tùy chỉnh

Truy cập vào mục “Insert” -> Chọn “Page number” -> Tiếp tục click vào mục “Header & Footer” và chọn kiểu đánh dấu trang bạn muốn.

Bỏ liên kết giữa các văn bản vừa tách

Khi đã đánh dấu số trang cho cả 2 phần của văn bản, bạn cần loại bỏ sự liên kết giữa hai văn bản bằng cách click vào mục “Link to Previous”.

Xoá đánh dấu phần đầu văn bản

Để xoá đánh dấu phần đầu văn bản, bạn chỉ cần chọn mục “Close Header and Footer”.

Qua bài viết trên, Thiết Kế Web Số 1Group hy vọng bạn đã biết cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word. Hãy tiếp tục theo dõi Thiết Kế Web Số 1Group để khám phá thêm những thủ thuật hữu ích khác bạn nhé!

Những câu hỏi thường gặp

Có thể điều chỉnh kiểu đánh số trang để đánh số trang lẻ và chẵn khác nhau không?

Tất nhiên là có! Bạn có thể sử dụng tính năng “Different Odd & Even Pages” trong menu “Page Setup” để thiết lập kiểu đánh số trang khác nhau cho các trang lẻ và chẵn.

Có thể sử dụng các ký tự khác nhau để đánh số trang trong Word không?

Word cho phép bạn sử dụng các ký tự khác nhau để đánh số trang, bao gồm số, chữ cái, chữ số La Mã và các ký tự đặc biệt. Bạn có thể tùy chỉnh kiểu đánh số trang theo ý muốn.

Có thể sử dụng các định dạng số trang khác nhau cho các phần trong tài liệu không?

Câu trả lời là: “Có!”. Word cho phép bạn sử dụng các định dạng số trang khác nhau cho các phần khác nhau của tài liệu. Bạn có thể tùy chỉnh kiểu đánh số trang cho mỗi phần của tài liệu bằng cách sử dụng tính năng “Section Breaks“.

Tại sao các đánh số trang trong Word trông khác nhau trên các trang khác nhau?

Trường hợp này có thể xảy ra khi bạn sử dụng nhiều mục lục, phân đoạn hay chương trong tài liệu. Vì vậy, để đảm bảo rằng các đánh số trang của bạn được giữ nguyên trên toàn bộ tài liệu, bạn cần thiết lập các kiểu đánh số trang phù hợp với cấu trúc của tài liệu.